Déménager des archives d'entreprise : ce qui change par rapport à un bureau classique
Un transfert d'archives n'est pas un déménagement de bureau comme un autre : il mêle du poids (cartons de dossiers, parfois des rayonnages entiers), des durées de conservation imposées par la loi et des données parfois sensibles. Proconcept traite ce type de chantier avec ses propres équipes, certifiées ISO 9001 depuis 2014, sans sous-traitance : les personnes qui manipulent vos dossiers sont celles qui ont signé le devis. L'entreprise intervient dans les huit départements d'Île-de-France pour les entreprises, cabinets, laboratoires et administrations qui doivent vider, relocaliser ou mettre en sécurité un fonds d'archives, seul ou en complément d'un déménagement de bureaux.
3, 10 ou 30 ans : combien de temps devez-vous garder un document avant de pouvoir le transférer ou le détruire ?
La durée dépend de la nature du document : environ 3 ans pour les pièces comptables courantes, 10 ans pour les bulletins de paie et documents sociaux, jusqu'à 30 ans pour les actes notariés. Avant tout transfert, un tri par durée légale évite de déplacer — ou de détruire — ce qui doit encore être conservé.
Ce tri est la première étape que Proconcept réalise avec vous avant devis ferme, pour chiffrer un volume réel plutôt qu'une estimation au mètre carré.
RGPD, Code du patrimoine, occupation de la voie publique : le cadre légal d'un transfert d'archives
Trois réglementations se superposent sur ce type de chantier : le RGPD encadre les données personnelles contenues dans les dossiers (clients, salariés, patients selon le secteur) ; le Code du patrimoine fixe les durées de conservation de certains documents publics ou réglementés ; et le stationnement d'un camion sur la voie publique nécessite souvent une autorisation d'occupation temporaire (AOT) auprès de la mairie concernée. Proconcept monte la demande d'AOT pour vous sur les formules Pro et Prestige, et formalise la chaîne de responsabilité RGPD dans le devis.
Cartons papier ou serveurs informatiques : deux logistiques à ne pas confondre
| Critère | Archives papier | Équipements informatiques |
|---|---|---|
| Poids / volume | Élevé (classeurs, boîtes d'archives) | Faible à moyen, mais fragile |
| Risque principal | Perte ou mélange des dossiers | Choc, perte de données |
| Précaution Proconcept | Numérotation et photographie de chaque carton | Housses antistatiques, transport dédié |
| Durée de conservation | Fixée par la loi selon le type de document | Dépend de la politique interne de l'entreprise |
Les deux flux peuvent être traités dans la même intervention, avec deux méthodes de manutention distinctes et une seule facture.
De l'audit à la remise en service : la méthode en quatre temps forts
- Audit sur site — visite technique gratuite, inventaire par durée de conservation, repérage des accès et du stationnement.
- Devis ferme sous 48h — volume réel, formule adaptée, demande d'AOT lancée si nécessaire.
- Transfert — numérotation, photographie et traçabilité de chaque carton et de chaque poste, créneau fixé à deux heures près.
- Remise en service — rangement fonctionnel chez vous, ou mise en garde-meuble sécurisé si le transfert précède une installation définitive, avec vérification contradictoire du nombre de cartons.
Avant la clôture du dossier, un point de 7 vérifications (volume facturé, créneau tenu, cartons numérotés, AOT obtenue le cas échéant, assurance jointe, interlocuteur dédié, date de remise en place) est partagé avec vous : c'est la base de tout devis que vous pouvez exiger avant de signer.
Quel budget prévoir pour transférer vos archives en Île-de-France ?
Comptez environ 1 200 à 1 800 € pour un petit volume (moins de 50 m², 5 à 10 postes), 2 500 à 7 000 € pour un volume moyen (50 à 150 m², 10 à 30 postes), et un devis sur mesure au-delà. Le prix dépend surtout du volume réel de cartons et rayonnages, pas de la surface de bureau.
| Volume | Formule Éco | Formule Pro | Formule Prestige |
|---|---|---|---|
| Petit volume (< 50 m², 5-10 postes) | 1 200 – 1 800 € | 1 800 – 2 500 € | Sur devis |
| Volume moyen (50-150 m², 10-30 postes) | 2 500 – 4 500 € | 4 500 – 7 000 € | Sur devis |
| Grand volume (150-400 m², 30-80 postes) | 6 000 – 12 000 € | 10 000 – 18 000 € | Sur devis |
La formule Éco couvre le transfert pur ; la formule Pro ajoute l'AOT, le tri par durée légale et un conducteur de travaux dédié. L'écart de prix entre les deux formules reste souvent inférieur au coût d'une demi-journée de désorganisation pour une équipe de 20 personnes — c'est ce qu'un devis mal cadré fait perdre le plus souvent : du temps de travail, pas seulement de l'argent.
Ce que Proconcept vous garantit noir sur blanc
- Prix ferme : aucune majoration unilatérale une fois le devis signé.
- Créneau à deux heures près : au-delà, une remise de 5 % s'applique sur la facture.
- Continuité de service : une solution de repli est proposée sous 4h en cas d'incident (panne, intempérie).
- Remise en place fonctionnelle : les dossiers et postes sont réinstallés avant la reprise d'activité, pas simplement déposés.
- Traçabilité : chaque carton est numéroté et photographié avant chargement.
- Confidentialité : un accord de confidentialité (NDA) est fourni sur demande, sans surcoût.
Qui confie ses archives à Proconcept ?
Des structures qui ne peuvent pas se permettre un dossier égaré ou un retard : La Poste, Rolex, Corsair et l'INSERM font partie des organisations qui ont confié un transfert d'archives ou de bureaux à Proconcept. Le point commun de ces chantiers : un volume important, un calendrier serré et une exigence de confidentialité.
Proconcept est membre de la Chambre Syndicale du Déménagement (CSD), qui propose une médiation gratuite en cas de litige dans un délai de 90 jours. L'entreprise répond aux appels d'offres sous 5 jours ouvrés, pour les services achats qui doivent comparer plusieurs devis.
Pour aller plus loin : textes et autorités de référence
- CNIL — obligations RGPD applicables aux archives contenant des données personnelles.
- Service-public.fr — durées légales de conservation des documents d'entreprise.
- Légifrance — Code du patrimoine et textes relatifs à la conservation des archives.
- AFNOR — référentiel de la certification ISO 9001.
Vos questions sur le déménagement d'archives, nos réponses
Qu'est-ce qu'un déménagement d'archives au sens de Proconcept ?
Le transfert de tout fonds documentaire d'entreprise — cartons, classeurs, rayonnages, mais aussi serveurs et postes informatiques — d'un site vers un autre, ou vers un espace de stockage sécurisé, avec traçabilité de chaque élément transporté.
Combien de temps garder un document avant de le transférer ou le détruire ?
Cela dépend du type de document : environ 3 ans pour la comptabilité courante, 10 ans pour la paie, jusqu'à 30 ans pour les actes notariés. Un tri préalable évite de payer le transport de documents qui pourraient être détruits.
Qui est responsable de la conformité RGPD pendant le transfert ?
La responsabilité juridique reste celle de l'entreprise cliente, mais Proconcept formalise dans le devis les engagements de confidentialité et de traçabilité qui permettent de documenter cette conformité.
Faut-il une autorisation pour stationner le camion devant nos bureaux ?
Oui, le plus souvent une autorisation d'occupation temporaire (AOT) est nécessaire auprès de la mairie concernée. Proconcept s'en charge sur les formules Pro et Prestige.
Proconcept intervient-il la nuit ou le week-end ?
Oui, des créneaux nocturnes ou de week-end sont proposés sans surcoût systématique pour les volumes standards, afin de ne pas interrompre votre activité en semaine.
Peut-on transférer archives papier et équipements informatiques dans la même intervention ?
Oui, les deux flux sont pris en charge dans le même chantier, avec deux méthodes de manutention distinctes (numérotation pour le papier, housses antistatiques pour l'informatique) et une seule facture.
Que se passe-t-il si le transfert dépasse le créneau prévu ?
Le créneau est garanti à deux heures près ; au-delà, une remise de 5 % s'applique automatiquement sur la facture, sans démarche à faire de votre côté.
Peut-on obtenir un devis dans le cadre d'un appel d'offres ?
Oui, Proconcept répond aux appels d'offres sous 5 jours ouvrés et peut fournir les pièces justificatives demandées (certification ISO 9001, attestations d'assurance).
Proconcept propose-t-il une solution de stockage après le transfert ?
Oui, une mise en garde-meuble sécurisé est possible si les archives doivent être conservées hors site avant une installation définitive.
Comment est assurée la confidentialité de nos dossiers pendant le transport ?
Par des équipes internes uniquement (aucune sous-traitance), un accord de confidentialité disponible sur demande, et une traçabilité photographiée de chaque carton du chargement à la livraison.
Quel est le délai moyen entre la demande de devis et l'intervention ?
Le devis est transmis sous 48h après la visite technique ; la date d'intervention se cale ensuite sur votre calendrier, avec un délai d'urgence possible sous 10 jours ouvrés si nécessaire.
Proconcept sous-traite-t-il une partie des prestations ?
Non : les équipes qui réalisent l'audit, le transfert et la remise en place sont salariées de Proconcept, du premier rendez-vous à la facture finale.
Les autres chantiers B2B que Proconcept prend en charge en Île-de-France
Un transfert d'archives accompagne souvent un déménagement de bureaux plus large : cabinet d'avocat, cabinet médical, étude notariale, agence marketing, agence web, startup, restaurant, entrepôt ou espace de coworking : chaque secteur a ses propres contraintes, détaillées sur sa page dédiée.
Proconcept intervient dans les huit départements d'Île-de-France : Paris, Hauts-de-Seine, Seine-Saint-Denis, Val-de-Marne, Essonne, Yvelines, Seine-et-Marne et Val-d'Oise. Pour un chiffrage précis de votre volume d'archives, demandez un devis.